Tietosuojaseloste

Suomen Somalilääkärien Yhdistys ry (Y-tunnus: 3131897-8) kunnioittaa jäsentensä yksityisyyttä ja sitoutuu suojelemaan henkilötietoja asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten keräämme, käytämme ja suojamme jäsentemme henkilötietoja. Tämä tietosuojaselosteen on tehty vastaamaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia määräyksiä, jotka liittyvät rekisterinpitäjien velvoitteisiin informoida rekisteröityjä henkilötietojen käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Somalilääkärien Yhdistys ry (Y-tunnus: 3131897-8)

Sähköposti: info@somalilaakarit.fi

Suomen Somalilääkärien Yhdistys ry:n jäsenrekisterissä käsitellään yhdistyksen rekisteritietoja.

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Hallituksen vuosikokouksessa nimetyt seuraavat vastuuhenkilöt vastaavat tietosuojasta:

1. Ahmed Abdi, jäsenvastaava (jasenet@somalilaakarit.fi)

2. Ayan Ali, viestintävastaava (viestinta@somalilaakarit.fi)

Edellä mainitut henkilöt ovat ensikädessä tietosuojasta vastaavat vastuuhenkilöt. Tietosuojavastaavaksi nimetyt roolihenkilöt kantavat vastuun yhdessä muiden hallituksen jäsenten kanssa jäsenrekisterin turvallisesta ylläpidosta.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on SSLY ry:n yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, yhdistysten oikeutettu etu ja velvoite huolehtia jäsenpalveluista, jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä, jäsenmaksuperinnästä ja muusta varainhankinnasta sekä huolehtia sopimusvelvoitteista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on huolehtia yhdistysten lakisääteisistä velvoitteista sekä tuottaa jäsenpalveluita, jäsenviestintää, muuta yhdistystoimintaan ja sidosryhmiin liittyvää tiedottamista sekä suoramarkkinointia (vain rekisteröityjen suostumuksella), toteuttaa jäsenmaksulaskutus ja muuta varainhankintaa sekä huolehtia jäsenlehden postituksesta jäsenille, sidosryhmille ja tilaajille.

4. Kerättävät henkilötiedot

Yhdistys kerää seuraavia henkilötietoja jäseniltään:

Etunimi
Sukunimi
Henkilötunnus
Sähköpostiosoite
Lähiosoite
Postinumero ja -toimipaikka
Matkapuhelinnumero
Facebook-käyttäjänimi
Perustutkinnon yliopisto ja valmistumisvuosi
Erikoisala
Liittymisperuste
Lääkäriliiton jäsenyys
Suosittelija

5. Tietolähteet

Rekisteritiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä sekä osoitetietojen osalta väestörekisteristä.

6. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Keräämme ja käytämme henkilötietoja jäseniemme kanssa yhteydenpidon ja yhdistyksen toiminnan edistämiseksi. Tietoja voidaan käyttää esimerkiksi jäsenmaksujen hallinnointiin, tapahtumien tiedottamiseen ja jäsenpalveluiden tarjoamiseen.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia kerättyyn käyttötarkoitukseen nähden tai voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Tietojen suojaus ja luovutus

SSLY ry käyttää rekisterin tekniseen ylläpitoon, jäsenmaksulaskutukseen ja muuhun varainhankintaan, esimerkiksi jäsenlehden postitukseen sekä muuhun jäsen- ja sidosryhmäviestintään, jäsenpalvelujen tuottamiseen sekä tietohallinnon tukipalveluihin ulkopuolisia palveluntuottajia, joille tietoja luovutetaan palveluiden tuottamista varten.

Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisten tahojen suoramarkkinointiin vain, mikäli rekisteröity on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa.

Pidämme huolen henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta. Jäsenrekisteristä voidaan luovuttaa tietoja sopimuksen perusteella esimerkiksi seuraaville tahoille:

Lääkäriliitto ry (keskusliittoon)
Duodecim ry

Emme luovuta jäsentemme henkilötietoja edellä mainittujen tahojen lisäksi muille ulkopuolisille toimijoille ilman vaadittavaa suostumusta, ellei tietojen luovuttaminen ole välttämätöntä lainsäädännön noudattamiseksi tai yhdistyksen toiminnan järjestämiseksi. Tietoja ei luovuoteta missään vaiheessa EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Käytetyt työasemat ja tallennusmediat on salattu.

Manuaalisesti käsiteltävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Jäsentietoja sekä sopimuskumppanien tietoja säilytetään jäsenyyden tai sopimuksen keston ajan sekä enintään 10 vuotta jäsenyyden tai sopimuksen päättymisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Yhdistyksen jäsenillä on oikeus tarkastaa, korjata tai poistaa omat henkilötietonsa. Jäsenten tulee ottaa yhteyttä yhdistyksen tietosuojavastaavaan (jäsen- tai viestintävastaava) tietojensa tarkastamista, korjaamista tai poistoa koskevissa asioissa.

Rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
tarkastaa itseä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot pyydettäessä myös koneluettavassa muodossa
vaatia virheellisen tiedon oikaisua
vaatia tiedon poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet
peruuttaa antamansa suostumus tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle
erityisistä henkilökohtaisista syistä vastustaa käsittelytoimia, mikäli niiden perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein
milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

11. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää edellä nimetyille yhteyshenkilöille, tarvittaessa hallitukseen suoraan sähköpostitse: info@somalilaakarit.fi.

Rekisterin pitäjä voi pyytää varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Yhdistys voi päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Päivitetty versio on saatavilla yhdistyksen nettisivuilla.

Tätä selostetta voidaan päivittää esimerkiksi viranomaisohjeistuksen tai lainsäädännön muuttuessa.

Kiitos, että olet mukana SSLY ry:n toiminnassa!