Tietosuojaseloste

Suomen Somalilääkärien Yhdistys ry (Y-tunnus: 3131897-8) kunnioittaa jäsentensä yksityisyyttä ja sitoutuu suojelemaan henkilötietoja asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten keräämme, käytämme ja suojamme jäsentemme henkilötietoja. Tämä tietosuojaselosteen on tehty vastaamaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia määräyksiä, jotka liittyvät rekisterinpitäjien velvoitteisiin informoida rekisteröityjä henkilötietojen käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjä:

Suomen Somalilääkärien Yhdistys ry (Y-tunnus: 3131897-8)

Yhdistyksen osoite: Ruotutorppa 4, 02610 ESPOO

Sähköposti: info@somalilaakarit.fi

Suomen somalilääkärien jäsenrekisterissä käsitellään yhdistyksen rekisteritietoja.

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa:

Hallituksen vuosikokouksessa nimetyt seuraavat vastuuhenkilöt vastaavat tietosuojasta:

1. Mahamed Hersi, jäsenvastaava

mahamed.hersi@siunsote.fi

2. Khaliif Awad, puheenjohtaja

puheenjohtaja@somalilaakarit.fi

3. Hamsa Hassan, viestintävastaava

hamsa.hassan@fimnet.fi

em. ovat henkilöt ensikädessä tietosuojasta vastaavat vastuuhenkilöt. Tietosuojavastaavaksi nimetyt roolihenkilöt kantavat vastuun yhdessä muiden hallituksen jäsenten kanssa jäsenrekisterin turvallisesta ylläpidosta.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus:

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on SSLY:n yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, yhdistysten oikeutettu etu ja velvoite huolehtia jäsenpalveluista, jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä, jäsenmaksuperinnästä ja muusta varainhankinnasta sekä huolehtia sopimusvelvoitteista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on huolehtia yhdistysten lakisääteisistä velvoitteista sekä tuottaa jäsenpalveluita, jäsenviestintää, muuta yhdistystoimintaan ja sidosryhmiin liittyvää tiedottamista sekä suoramarkkinointia (vain rekisteröityjen suostumuksella), toteuttaa jäsenmaksulaskutus ja muuta varainhankintaa sekä huolehtia jäsenlehden postituksesta jäsenille, sidosryhmille ja tilaajille.

4. Kerättävät henkilötiedot:

Yhdistys kerää seuraavia henkilötietoja jäseniltään:

Etunmi
Sukunimi
Henkilötunnus
Sähköpostiosoite
Lähiosoite
Postinumero
Postitoimipaikka
Matkapuhelinnumero
Facebook-käyttäjänimi
Perustutkinnon yliopisto ja valmistumisvuosi
Liittymisperuste
Minkä alan erikoistuva- tai erikoislääkäri olet?
Lääkäriliitto jäsenyys
Suosittelija

5. Tietolähteet:

Rekisteritiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä sekä osoitetietojen osalta väestörekisteristä.

6. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus:

Keräämme ja käytämme henkilötietoja jäseniemme kanssa yhteydenpidon ja yhdistyksen toiminnan edistämiseksi. Tietoja voidaan käyttää esimerkiksi jäsenmaksujen hallinnointiin, tapahtumien tiedottamiseen ja jäsenpalveluiden tarjoamiseen.

7. Tietojen säilytysaika:

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia kerättyyn käyttötarkoitukseen nähden tai voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Tietojen suojaus ja luovutus:

Suomen somalilääkärien yhdistys ry käyttää rekisterin tekniseen ylläpitoon, jäsenmaksulaskutukseen ja muuhun varainhankintaan, esim. jäsenlehden postitukseen sekä muuhun jäsen- ja sidosryhmäviestintään, jäsenpalvelujen tuottamiseen sekä tietohallinnon tukipalveluihin ulkopuolisia palveluntuottajia, joille tietoja luovutetaan palveluiden tuottamista varten.

Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisten tahojen suoramarkkinointiin vain, mikäli rekisteröity on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa.

Pidämme huolen henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta. Jäsenrekisteristä luovutetaan tietoja sopimuksen perusteella esimerkiksi seuraaville tahoille:

- Lääkäriliitto ry (keskusliittoon)

- Duodecim ry

Emme luovuta jäsentemme henkilötietoja em. tahojen lisäksi muille ulkopuolisille toimijoille ilman vaadittavaa suostumusta, ellei tietojen luovuttaminen ole välttämätöntä lainsäädännön noudattamiseksi tai yhdistyksen toiminnan järjestämiseksi. Tietoja ei luovuoteta missään vaiheessa EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus ja säilytysajat:

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Käytetyt työasemat ja tallennusmediat on salattu.

Manuaalisesti käsiteltävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Jäsentietoja sekä sopimuskumppanien tietoja säilytetään jäsenyyden tai sopimuksen keston ajan sekä enintään 10 vuotta jäsenyyden tai sopimuksen päättymisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

10. Rekisteröidyn oikeudet: Jäsenillä on oikeus tarkastaa, korjata tai poistaa omat henkilötietonsa. Jäsenten tulee ottaa yhteyttä Yhdistyksen tietosuojavastaavaan (viestintävastaava, jäsenvastaava) tietojensa tarkastamista, korjaamista tai poistoa koskevissa asioissa.

Rekisteröidyllä on oikeus:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

- tarkastaa itseä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot pyydettäessä myös koneluettavassa muodossa

- vaatia virheellisen tiedon oikaisua

- vaatia tiedon poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet

- peruuttaa antamansa suostumus tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista

- tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle

- erityisistä henkilökohtaisista syistä vastustaa käsittelytoimia, mikäli niiden perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein

- milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

11. Yhteydenotot:

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää edellä nimetyille yhteyshenkilöille, tarvittaessa hallitukseen suoraan sähköpostitse: info@somalilaakarit.fi.

Rekisterin pitäjä voi pyytää varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen: Yhdistys voi päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Päivitetty versio on saatavilla Yhdistyksen nettisivuilla.

Tätä selostetta voidaan päivittää esimerkiksi viranomaisohjeistuksen tai lainsäädännön muuttuessa.

Seloste on päivitetty 13.2.2024.

Kiitos, että olet mukana SSLY ry:n toiminnassa!